Vakantieverhuur en winterverhuur, op één kalender
Een verblijf van vier nachten is geen huurcontract met een maandcadans. Protiva behandelt het ook niet zo: een eigen tariefkalender, eigen boekingen en eigen facturen. Borg, toeristenbelasting en bezettingscijfers horen erbij, in dezelfde administratie als je langlopende contracten.
Een verblijf is geen huurcontract
Je zet per portefeuille in welke verhuurvormen erin voorkomen, en daarna per object. Verhuur je alleen op contract (de standaard), dan zie je hier niets van: geen menu, geen tabblad, geen extra velden.
| Verblijf (kortdurend) | Huurcontract (langlopend) | |
|---|---|---|
| Prijs | Tarief per nacht, week, maand of seizoen | Eén maandbedrag, jaarlijks geïndexeerd |
| Meerdere keren per maand | ✓ Twintig verblijven in één maand kan | — Eén factuur per kalendermaand |
| Dubbele bezetting | ✓ Onmogelijk gemaakt in de database, niet in het scherm | Niet van toepassing |
| Kalender | Beschikbaarheid per nacht, met blokkades voor eigen gebruik | Ingangsdatum en einddatum |
| Gast of huurder | Gast: naam, e-mail, verblijf — geen huurdersdossier | Huurder met dossier, identificatie en contract |
| Heffingen | Btw per nacht plus toeristenbelasting per gemeente | Btw per contract |
Van tarief tot afgerekend verblijf
Zet de verhuurvorm aan
Kies op de portefeuille welke verhuurvormen erin voorkomen: alleen contracten, alleen kortverblijf, of allebei. Per object bepaal je daarna wat het is. Een pand met vier kamers kan er drie kort verhuren en één op contract.
Leg je tarieven vast
Per seizoen een prijs per nacht, per week of per maand, met een minimum aantal nachten en je eigen kostenposten. Een periode zonder tarief levert geen offerte van € 0 op. Protiva weigert hem en zegt welke nachten geen prijs hebben.
Neem de boeking aan
Zelf invoeren, binnengekomen via je eigen boekingspagina, of geïmporteerd uit Airbnb of Booking.com via iCal. De kalender sluit de nachten af zodra je toezegt.
Factureer en reken af
Eén factuur per verblijf: overnachting, kosten, borg en toeristenbelasting, elk met het juiste btw-tarief. De borg blijft een schuld tot je hem verrekent of terugbetaalt.
Wat je erbij krijgt
Tariefkalender per seizoen
Hoogseizoen, laagseizoen, kerst: elk met een nacht-, week- en maandprijs naast elkaar. Een restperiode die geen heel pakket vult wordt naar boven afgerond naar het kleinste pakket dat hem dekt, met het werkelijke aantal nachten op de factuurregel.
Kalender die niet dubbel boekt
De garantie zit in de database, niet in een controle die je kunt overslaan. De database weigert twee toezeggingen over dezelfde nacht, ook als ze op hetzelfde moment binnenkomen.
Winterverhuur op dezelfde kalender
Gemeubileerd verhuren van oktober tot april is hetzelfde product: dezelfde kalender, dezelfde blokkades, alleen een maandtarief in plaats van een nachttarief.
Borg per verblijf
Per verhuureenheid kies je of je de borg factureert, blokkeert of overslaat. Hij staat als schuld op je balans, niet als omzet, en verrekenen gaat langs dezelfde weg als bij een huurcontract.
iCal in en uit
Importeer de kalenders van de platforms waar je ook staat en publiceer die van Protiva terug. Een geïmporteerde blokkade telt als verkocht, niet als leegstand.
Registraties per eenheid
Leg je verhuurregistratie- of vergunningnummer vast bij de eenheid waar het over gaat, zodat het op de plek staat waar je het nodig hebt.
Schoonmaak, sleutels en toegang
Een verblijf is niet af als de factuur klopt. Er moet iemand schoonmaken, iemand de sleutel overdragen, en de gast moet binnenkomen. Dat gebeurt twintig keer per jaar per eenheid.
Werkopdrachten die zichzelf aanmaken
Bij elke aangenomen boeking ontstaan de eindschoonmaak en de sleuteloverdracht, met een gepland tijdvenster uit je check-in- en check-uittijden. Ook bij een boeking die via iCal binnenkomt.
Vaste uitvoerders
Wijs per verhuureenheid een vaste schoonmaker en sleutelhouder aan. Wat nog niemand heeft, staat bovenaan in de werkopdrachtenlijst onder Nog in te plannen. Een opdracht zonder naam is anders voor iedereen onzichtbaar.
Agenda over al je objecten
Aankomsten, vertrekken, bezette nachten en het werk van die dag in één maandrooster. Klik een dag aan om direct toe te wijzen.
Toegangsgegevens onder slot
Alarmcode, hekcode en de code van het sleutelkastje staan versleuteld en gemaskeerd, met elke inzage in het auditlog. Een uitvoerder ziet ze zolang zijn opdracht loopt, de gast van de dag van aankomst tot en met de dag van vertrek.
Eerlijk over wat dat tijdvenster is: een sluitende administratie van wie wat wanneer kon weten, en geen slot. Wie een code eenmaal heeft ontvangen, heeft hem. Daarom hoort de code na een vertrek te wijzigen, en is dat een afrondveld op de schoonmaakopdracht in plaats van een goed voornemen.
Bezetting, ADR en RevPAN: uitgerekend zoals het hoort
Op het objectdashboard staat wat een kortverblijf-object werkelijk doet: het bezettingspercentage, de gemiddelde nachtprijs (ADR), de opbrengst per beschikbare nacht (RevPAN) en de gemiddelde verblijfsduur. Ernaast staan de maanden van dit jaar, verstreken maanden donker en komende maanden licht.
Het rekenwerk zit in de noemer, en daar gaat het bij een percentage mis. Nachten die je zelf gebruikt of waarin je verbouwt tellen niet mee als beschikbaar: meetellen zou je straffen voor je eigen vakantie. Een blokkade die uit een boekingsplatform komt telt juist wél als verkocht, anders leest een volgeboekt huis als een leeg huis. En een nachtprijs die niet bekend is telt als onbekend, niet als € 0.
- ✓ Bezetting apart over de verstreken periode én de komende 90 dagen; anders daalt je jaarcijfer elke dag
- ✓ ADR over de geprijsde nachten, RevPAN over alle beschikbare nachten
- ✓ Omzet naar rato verdeeld over de maandgrens; verblijfsduur telt op de aankomstmaand
- ✓ Aandachtspunten die vanzelf verlopen: een optie die afloopt, nachten zonder tarief, een opdracht zonder uitvoerder, een gat dat korter is dan je minimum
Twee heffingen die aan de nacht hangen, niet aan de factuur
Btw volgt de nacht
Een verblijf van 30 december tot 3 januari kan twee btw-tarieven op één factuur dragen, omdat het tarief per overnachting geldt. Protiva breekt het verblijf daarom óók op een tariefgrens, niet alleen op een seizoensgrens. Het tarief komt uit een tabel met een peildatum, per land.
Toeristenbelasting per gemeente
Tarief én grondslag verschillen per gemeente en soms per seizoen. Je legt vast wat jouw gemeente heft, inclusief het verschil tussen een plafond op het aantal belaste nachten en een drempel waarboven de heffing helemaal vervalt. Wat je int is een schuld en geen omzet, dus het drukt je rendement niet.
Voor de afdracht staat er een aangifteoverzicht per gemeente en per tijdvak, met een bevroren momentopname en een koppeling aan je bankmutatie. Indienen doe je zelf: voor toeristenbelasting bestaat geen digitaal loket zoals dat voor de btw bestaat.
Indicatief en gebaseerd op de op dat moment geldende regelgeving. Btw-tarieven en gemeentelijke verordeningen wijzigen; controleer de verordening van jouw gemeente en overleg bij twijfel met je adviseur. Dit is geen fiscaal advies.
De gast krijgt de app, niet een huurdersdossier
Een gast die drie nachten blijft heeft geen huurdersdossier nodig, en hoort er ook geen te krijgen: geen geboortedatum, geen woonadres, geen identiteitscontrole. Hij krijgt toegang tot de Protiva-app en ziet daar zijn boeking en de informatie over het huis. Op de dag van aankomst ziet hij daar ook de codes waarmee hij binnenkomt.
Wat hij niet ziet: andere boekingen, jouw administratie, of wie er vóór hem was.
Kortdurende verhuur hoort bij het volledige pakket voor de vastgoedeigenaar. Zet er je eigen boekingspagina naast om aanvragen binnen te halen zonder commissie, bekijk hoe alles samenkomt bij hoe het werkt, of ga direct naar de prijzen.
Veelgestelde vragen
Kan ik kortdurende en langlopende verhuur combineren?
Ja. Je zet per portefeuille in welke vormen erin voorkomen, en daarna per object of per verhuurbare eenheid. Een pand met vier kamers kan er drie kort verhuren en één op jaarcontract; de tabbladen op het object volgen die keuze. Historie verdwijnt nooit: schakel je een pand om, dan blijven de contracten en de boekingen van vóór die omschakeling gewoon bereikbaar.
Voorkomt Protiva dubbele boekingen?
Voor alles wat in Protiva staat: ja, en die garantie zit in de database in plaats van in een controle in het scherm. Twee toezeggingen over dezelfde nacht worden geweigerd, ook wanneer ze tegelijk binnenkomen. Voor kalenders van andere platforms geldt dat niet onbeperkt: iCal is een periodieke uitwisseling en die platforms halen de kalender elke paar uur op, dus een boeking die daar in dat gat valt kan een overlap opleveren. Dat geldt voor elke iCal-koppeling, ook die van je huidige pakket.
Hoe zit het met de btw op logies?
Het tarief hangt aan de overnachting, niet aan de factuurdatum, en het verschilt per land. Protiva leest het uit een tarieventabel met een peildatum en splitst een verblijf dat over een tariefwijziging heen loopt in twee regels. Op dit moment zijn Nederland en Spanje met de hand geverifieerd; voor andere landen is het tarief nog niet onderzocht, en dan wordt er geen tarief verzonnen.
Rekent Protiva de toeristenbelasting mee?
Ja, als je vastlegt wat jouw gemeente heft. Het tarief volgt de nacht en kan per seizoen verschillen, en je kunt een plafond op het aantal belaste nachten instellen én een drempel waarboven de heffing volledig vervalt. Dat zijn twee verschillende dingen, en verordeningen kennen ze allebei. Het geïnde bedrag staat als schuld op je balans en telt niet mee als omzet. Voor de afdracht is er een aangifteoverzicht per gemeente; het indienen zelf doe je bij je gemeente.
Wat gebeurt er met de schoonmaak en de sleutels?
Bij elke aangenomen boeking maakt Protiva de eindschoonmaak en de sleuteloverdracht aan, met een tijdvenster dat uit je check-in- en check-uittijden volgt. Dat gebeurt ook bij een boeking die via iCal binnenkomt. Je wijst per eenheid een vaste schoonmaker en sleutelhouder aan, of plant per keer in. Wat nog niemand heeft staat bovenaan in de lijst, want een opdracht zonder naam ziet niemand.
Krijgt mijn gast toegang tot mijn administratie?
Nee. Een gast krijgt een account met precies één ding erin: zijn eigen verblijf, de informatie over het huis en de toegangscodes, en die codes alleen van de dag van aankomst tot en met de dag van vertrek. Hij krijgt geen huurdersdossier (geen geboortedatum, geen woonadres, geen identiteitscontrole), omdat een verblijf van drie nachten dat niet rechtvaardigt.
Klaar om je vastgoed slimmer te beheren?
Begin vandaag gratis. Voeg je eerste object toe en laat Protiva het papierwerk doen.