Ferien- und Wintervermietung, auf einem Kalender
Ein Aufenthalt von vier Nächten ist kein Mietvertrag im Monatsrhythmus, und Protiva behandelt ihn auch nicht so: ein eigener Preiskalender, eigene Buchungen und eigene Rechnungen mit Kaution, eigenen Kostenpositionen und Auslastungszahlen. In derselben Buchhaltung wie Ihre langfristigen Verträge.
Ein Aufenthalt ist kein Mietvertrag
Sie legen fest, welche Vermietungsarten ein Bestand enthält, und danach, welche für jedes Objekt gilt. Wenn Sie nur mit Verträgen vermieten (die Voreinstellung), erscheint nichts davon: kein Menü, kein Reiter, keine zusätzlichen Felder.
| Aufenthalt (kurzfristig) | Mietvertrag (langfristig) | |
|---|---|---|
| Preis | Ein Preis je Nacht, Woche, Monat oder Saison | Ein Monatsbetrag, einmal im Jahr angepasst |
| Mehrmals im Monat | ✓ Zwanzig Aufenthalte in einem Monat sind kein Problem | — Eine Rechnung je Kalendermonat |
| Doppelbuchungen | ✓ In der Datenbank unmöglich gemacht, nicht im Bildschirm | Nicht zutreffend |
| Kalender | Verfügbarkeit je Nacht, mit Sperren für die eigene Nutzung | Ein Beginn- und ein Enddatum |
| Gast oder Mieter | Ein Gast: Name, E-Mail, Aufenthalt — keine Mieterakte | Ein Mieter mit Akte und Mietvertrag |
| Abgaben | Umsatzsteuer je Nacht | Umsatzsteuer je Vertrag |
Vom Preis zum abgerechneten Aufenthalt
Vermietungsart einschalten
Wählen Sie, welche Vermietungsarten der Bestand enthält: nur Verträge, nur Kurzzeit oder beides. Danach entscheiden Sie je Objekt. Ein Haus mit vier Zimmern kann drei kurzfristig und eines im Jahresvertrag vermieten.
Preise festlegen
Ein Preis je Nacht, Woche oder Monat für jede Saison, mit einer Mindestzahl an Nächten und eigenen Zuschlägen. Ein Zeitraum ohne Preis erzeugt kein 0-€-Angebot. Protiva lehnt es ab und benennt die Nächte, für die kein Preis hinterlegt ist.
Buchung erfassen
Tragen Sie sie selbst ein, empfangen Sie sie über Ihre eigene Buchungsseite oder importieren Sie sie von Airbnb oder Booking.com per iCal. Der Kalender schließt diese Nächte, sobald Sie sich festlegen.
Abrechnen und abschließen
Eine Rechnung je Aufenthalt: die Nächte, die Kosten und die Kaution, jeweils mit dem richtigen Umsatzsteuersatz. Die Kaution bleibt eine Verbindlichkeit, bis Sie sie verrechnen oder zurückzahlen.
Was Sie dazubekommen
Ein Preiskalender je Saison
Hochsaison, Nebensaison und Weihnachten, mit Nacht-, Wochen- und Monatspreisen nebeneinander. Ein Restzeitraum, der kein ganzes Paket füllt, wird auf das kleinste Paket aufgerundet, das ihn abdeckt, mit der tatsächlichen Zahl der Nächte auf der Rechnungszeile.
Ein Kalender, der nicht doppelt buchen kann
Die Garantie liegt in der Datenbank, nicht in einer Prüfung, die man überspringen kann. Zwei Festlegungen für dieselbe Nacht werden abgelehnt, auch wenn sie im selben Moment eintreffen.
Wintervermietung auf demselben Kalender
Möbliert von Oktober bis April zu vermieten ist dasselbe Produkt: derselbe Kalender, dieselben Sperren, nur ein Monatspreis statt eines Nachtpreises.
Eine Kaution je Aufenthalt
Je vermietbarer Einheit wählen Sie, ob Sie die Kaution berechnen, einbehalten oder weglassen. Sie steht als Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz und nicht als Ertrag, und die Abrechnung folgt demselben Weg wie bei einem Mietvertrag.
iCal hinein und hinaus
Importieren Sie die Kalender der Plattformen, auf denen Sie ebenfalls inserieren, und veröffentlichen Sie den Kalender von Protiva zurück. Eine importierte Sperre zählt als verkauft, nicht als Leerstand.
Registrierungen je Einheit
Hinterlegen Sie Ihre Vermietungsregistrierung oder Genehmigungsnummer bei der Einheit, zu der sie gehört, damit sie dort steht, wo Sie sie brauchen.
Reinigung, Schlüssel und Zugang
Ein Aufenthalt ist nicht zu Ende, wenn die Rechnung stimmt. Jemand muss putzen, jemand muss die Schlüssel übergeben, und der Gast muss hineinkommen. Und das zwanzigmal im Jahr je Einheit.
Arbeitsaufträge, die sich selbst anlegen
Jede Buchung, die Sie annehmen, erzeugt die Endreinigung und die Schlüsselübergabe, in einem Zeitfenster, das sich aus Ihren An- und Abreisezeiten ergibt. Auch Buchungen, die per iCal hereinkommen.
Feste Dienstleister
Weisen Sie je vermietbarer Einheit eine feste Reinigungskraft und einen festen Schlüsselverantwortlichen zu. Was noch niemanden hat, steht ganz oben in der Auftragsliste, unter Nicht geplant, denn ein nicht zugewiesener Auftrag ist für alle unsichtbar.
Ein Kalender über Ihre Objekte hinweg
Anreisen, Abreisen, belegte Nächte und die Arbeit des Tages in einem einzigen Monatsraster. Klicken Sie auf einen Tag, um die Arbeit sofort zuzuweisen.
Zugangsdaten unter Verschluss
Alarmcode, Torcode und Schlüsseltresorcode werden verschlüsselt gespeichert und maskiert angezeigt, und jeder Blick wird im Prüfprotokoll festgehalten. Ein Dienstleister sieht sie, solange sein Auftrag läuft; der Gast vom Anreisetag bis zum Abreisetag.
Um ehrlich zu sein, was dieses Zeitfenster ist: ein belastbarer Nachweis, wer was wann wissen konnte, aber kein Schloss. Ist ein Code einmal verschickt, ist er draußen. Deshalb sollte ein Code nach einer Abreise wechseln, und deshalb ist das ein Feld, das im Reinigungsauftrag auszufüllen ist, und kein guter Vorsatz.
Auslastung, ADR und RevPAN — richtig gerechnet
Das Objekt-Dashboard zeigt, was ein kurzzeitvermietetes Objekt wirklich leistet: die Auslastungsquote, den durchschnittlichen Tagespreis (ADR), den Ertrag je verfügbarer Nacht (RevPAN) und die durchschnittliche Aufenthaltsdauer. Daneben stehen die Monate dieses Jahres, die vergangenen dunkel und die kommenden hell.
Die Arbeit steckt im Nenner, und dort geht ein Prozentsatz schief. Nächte, die Sie selbst nutzen oder in denen Sie renovieren, zählen nicht als verfügbar: sie mitzuzählen würde Sie für Ihren eigenen Urlaub bestrafen. Eine Sperre, die von einer Buchungsplattform kam, zählt sehr wohl als verkauft, sonst liest sich ein ausgebuchtes Haus wie ein leeres. Und ein unbekannter Nachtpreis zählt als unbekannt, nicht als 0 €.
- ✓ Auslastung für den vergangenen Zeitraum und für die nächsten 90 Tage, getrennt, weil Ihre Jahreszahl sonst jeden Tag sinkt
- ✓ ADR über die bepreisten Nächte, RevPAN über jede verfügbare Nacht
- ✓ Erlöse anteilig über die Monatsgrenze verteilt; die Aufenthaltsdauer im Anreisemonat gezählt
- ✓ Dinge, die still verfallen, wenn niemand hinsieht: eine auslaufende Option, Nächte ohne Preis, ein Auftrag ohne Dienstleister, eine Lücke kürzer als Ihr Minimum
Ihr Gast bekommt die App, keine Mieterakte
Ein Gast, der drei Nächte bleibt, braucht keine Mieterakte und sollte auch keine bekommen: kein Geburtsdatum, keine Wohnanschrift, keine Identitätsprüfung. Er bekommt Zugang zur Protiva-App, in der er seine Buchung, die Informationen zum Haus und am Anreisetag die Codes sieht, mit denen er hineinkommt.
Was er nicht sieht: andere Buchungen, Ihre Bücher oder wer vor ihm da war.
Die Kurzzeitvermietung gehört zum kompletten Paket für den Eigentümer. Stellen Sie Ihre eigene Buchungsseite daneben, um Anfragen ohne Provision zu erhalten, sehen Sie, wie alles zusammenspielt, unter wie es funktioniert, oder gehen Sie direkt zu den Preisen.
Häufige Fragen
Kann ich Kurzzeit- und Langzeitvermietung kombinieren?
Ja. Sie legen fest, welche Arten ein Bestand enthält, und entscheiden danach je Objekt oder je vermietbarer Einheit. Ein Haus mit vier Zimmern kann drei kurzfristig und eines im Jahresvertrag vermieten; die Reiter am Objekt folgen dieser Wahl. Die Historie verschwindet nie: Wenn Sie ein Objekt umstellen, bleiben die Verträge und Buchungen von vorher erreichbar.
Verhindert Protiva Doppelbuchungen?
Für alles, was in Protiva liegt: ja, und diese Garantie steckt in der Datenbank statt in einer Prüfung auf dem Bildschirm. Zwei Festlegungen für dieselbe Nacht werden abgelehnt, auch wenn sie gleichzeitig eintreffen. Bei Kalendern anderer Plattformen ist es nicht absolut: iCal ist ein periodischer Austausch, und diese Plattformen holen den Kalender alle paar Stunden, sodass sich eine Buchung, die in diese Lücke fällt, noch überschneiden kann. Das gilt für jede iCal-Verknüpfung, auch für die in Ihrem jetzigen Paket.
Wie funktioniert die Umsatzsteuer auf Beherbergung?
Der Satz hängt an der Nacht, nicht am Rechnungsdatum, und er unterscheidet sich je Land. Protiva liest ihn aus einer Satztabelle mit Stichtag und teilt einen Aufenthalt, der über eine Satzänderung läuft, in zwei Zeilen. Derzeit sind die Niederlande und Spanien von Hand geprüft; für andere Länder ist der Satz noch nicht recherchiert, und solange wird kein Satz erfunden.
Was passiert mit Reinigung und Schlüsseln?
Jede Buchung, die Sie annehmen, erzeugt eine Endreinigung und eine Schlüsselübergabe, in einem Zeitfenster aus Ihren An- und Abreisezeiten. Das gilt auch für Buchungen, die per iCal hereinkommen. Sie weisen je Einheit eine feste Reinigungskraft und einen festen Schlüsselverantwortlichen zu oder planen jeden Auftrag von Hand. Was noch niemanden hat, steht ganz oben in der Liste, weil ein nicht zugewiesener Auftrag unsichtbar ist.
Hat mein Gast Zugriff auf meine Bücher?
Nein. Ein Gast bekommt ein Konto mit genau einer Sache darin: seinem eigenen Aufenthalt, den Informationen zum Haus und den Zugangscodes. Die Codes sieht er nur vom Anreisetag bis zum Abreisetag. Er bekommt keine Mieterakte, kein Geburtsdatum, keine Wohnanschrift und keine Identitätsprüfung, weil ein Aufenthalt von drei Nächten das nicht rechtfertigt.
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