Privacyverklaring

Wie zijn wij

Protiva B.V. is een Nederlands platform voor vastgoedbeheer, gevestigd aan Goudstraat 2, 2718 RC Zoetermeer, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42132675. Voor de verwerkingen die in deze verklaring staan, is Protiva B.V. de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Vragen over privacy kun je stellen via [email protected].

Welke persoonsgegevens we verwerken

Afhankelijk van je relatie met ons verwerken we onder meer:

• Contact- en accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en organisatie.
• Factuur- en betaalgegevens van onze klanten.
• Gebruiks- en loggegevens van de website en het platform (bijvoorbeeld IP-adres en handelingen), voor beveiliging en verbetering.
• Communicatie: e-mails, supportberichten en formulierinzendingen (zoals een demo-aanvraag).
• Gegevens van een gekoppeld social-account: de naam, het account-ID en het toegangstoken van degene die de koppeling maakt (versleuteld opgeslagen).

Doeleinden en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doelen, en steeds op een van de grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst — om onze dienst te leveren, accounts te beheren en te factureren.
• Gerechtvaardigd belang — voor de beveiliging, verbetering en ondersteuning van het platform, en voor beperkte, relevante communicatie met klanten.
• Toestemming — voor marketingberichten en voor niet-noodzakelijke cookies (zie het cookiebeleid).
• Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht van administratie.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel zorgvuldig geselecteerde verwerkers in, zoals onze hostingprovider (AWS, regio eu-central-1 in Frankfurt), en diensten voor e-mail, sms en analyse. Met al deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst.

Onze eigen opslag en verwerking vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER); het platform en de AI-verwerking draaien in Frankfurt. Voor een beperkt aantal koppelingen die je zelf activeert werken we samen met partijen buiten de EER — bijvoorbeeld LinkedIn en Meta wanneer wij vanuit de backoffice op onze eigen bedrijfspagina's publiceren. Daarbij worden de inloggegevens en de naam van het koppelende account uitgewisseld. Die doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld:

• Administratieve en fiscale gegevens: zeven jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.
• Account- en gebruiksgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en een beperkte periode daarna.
• Identiteitsgegevens (zoals ID-scans die via het platform worden verwerkt): maximaal circa 30 dagen.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van gegevens onderweg en in rust, streng toegangsbeheer, logging van gevoelige handelingen en strikte scheiding van klantomgevingen (multi-tenant-isolatie). We toetsen onze beveiliging periodiek.

Geautomatiseerde analyse en AI

Protiva gebruikt AI voor documentherkenning (het lezen en classificeren van geüploade documenten), voor de assistent die vragen over je portefeuille beantwoordt, voor het opstellen van contract- en brieftekst, voor het triëren van meldingen van huurders en voor het vergelijken van een identiteitsbewijs met een gezichtsscan.

Wat daarbij wordt verstuurd is telkens alleen de gegevens die bij die handeling horen: de inhoud van het document, de vraag met de bijbehorende gegevens uit de actieve portefeuille (zoals objecten, contracten, huurdersnamen en openstaande bedragen), de omschrijving van een melding, of de foto op het identiteitsbewijs samen met de gezichtsscan.

De verwerking gebeurt door Amazon Web Services (AWS) via de dienst Amazon Bedrock, in de regio eu-central-1 (Frankfurt), waarin het Claude-model van Anthropic draait. AWS treedt daarbij op als verwerker in onze opdracht op basis van een verwerkersovereenkomst, en biedt daarmee hetzelfde beschermingsniveau als in dit privacybeleid beschreven. De gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte, worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen en worden niet gedeeld met andere klanten of met derden.

Voor onze klanten (verhuurders en beheerders) is deze verwerking een wezenlijk onderdeel van de dienst: de grondslag is de uitvoering van de overeenkomst, en er is geen afzonderlijke aan- of uitschakelmogelijkheid. In de Eigenaar-app lichten we dit bij het eerste gebruik toe en vraagt de app je dit te bevestigen voordat je verdergaat. Voor huurders ligt dat anders: zij hebben geen overeenkomst met ons, en daarom vragen wij hun in de Huurder-app wél vooraf uitdrukkelijk toestemming — in het bijzonder voor het vergelijken van een identiteitsbewijs met een gezichtsscan, dat biometrische gegevens betreft. Een huurder die geen toestemming geeft, kan zijn identiteit door de verhuurder op een andere manier laten vaststellen; die toestemming is op elk moment in te trekken via Instellingen › Beveiliging.

Deze verwerking ondersteunt de gebruiker en neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen: een uitkomst van het model is een advies dat door een medewerker wordt bevestigd. Er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van je gegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, en op overdraagbaarheid van je gegevens. Waar we verwerken op basis van toestemming, kun je die altijd intrekken.

Wil je een recht uitoefenen? Neem contact op via [email protected]. Ben je huurder of leverancier en staan je gegevens in het platform van een verhuurder of beheerder? Richt je verzoek dan in beginsel tot die organisatie; wij helpen hen daarbij.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder van het land waar je woont of werkt, of bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), waar Protiva B.V. gevestigd is.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.