Vastgoedbeheer software die het papierwerk doet
Protiva houdt je objecten, huurders, contracten, facturen en documenten bij elkaar en neemt de handelingen over die elke maand terugkomen. Opgebouwd vanuit jarenlange ervaring in de vastgoedbranche, in het Nederlands, gehost in de EU.
Wat is vastgoedbeheer software?
Vastgoedbeheer software is één systeem waarin alles staat wat bij verhuren hoort: je panden en eenheden, je huurders, de huurcontracten, de facturen en de documenten. Wat nu verspreid ligt over Excel-bestanden, mappen en je mailbox, staat op één plek. Het werk dat elke maand terugkomt, doet het systeem zelf.
In de praktijk gaat het om drie dingen. Administratie die zichzelf bijhoudt: huurfacturen, de jaarlijkse indexatie, een herinnering als er niet betaald is. Overzicht dat klopt zonder dat je het bij elkaar zoekt: wie heeft betaald, welk contract loopt af, wat levert een pand op. En een plek waar je huurders en leveranciers zelf terechtkunnen, zodat niet alles via jouw mailbox loopt.
De termen lopen door elkaar (vastgoedsoftware, verhuursoftware, verhuuradministratie, property management software), maar het gaat om hetzelfde: minder handwerk per pand. Het verschil zit in waar het op gebouwd is. Protiva is gemaakt voor de Nederlandse praktijk: BAG-gegevens en het energielabel komen mee met het adres, de indexatie rekent met de CBS-CPI, en de maximale huurprijs volgt de WWS-puntentelling.
De zes onderdelen die je elke maand gebruikt
De kern van het systeem. Wat er verder in zit, staat op de functiepagina's.
Portefeuille
Voeg een object toe op alleen het adres; oppervlakte, bouwjaar en energielabel komen automatisch mee. Eenheden, huurders en contracten hangen eronder.
Contracten
Stel een huurcontract op uit een sjabloon, laat het rechtsgeldig digitaal ondertekenen en bewaar het bij het object. Onbeperkt, in elk pakket.
Facturatie & incasso
Huurfacturen worden maandelijks aangemaakt en verstuurd, met SEPA-incasso en herinneringen. De bankkoppeling lettert de betalingen af.
Automatische facturatie
Maandelijkse huurfacturen worden automatisch opgesteld, verstuurd en afgeletterd tegen je bankrekening. Voor je hele portefeuille in één keer.
Documenten
Upload of mail je documenten; Protiva leest ze, herkent het type en koppelt ze aan het juiste object. Zoeken in mappen is voorbij.
Portalen & app
Je huurder regelt zijn gegevens, betalingen en meldingen zelf; je leverancier ziet zijn werkopdracht. Beide portalen en de app zitten er gratis bij.
Verder in het systeem: servicekosten-afrekening, meerjarenonderhoud, kortdurende verhuur, boekhouding en rendement. Bekijk alle functies voor eigenaren of wat er per pakket in zit.
Vijf vragen voordat je kiest
Vastgoedbeheer software is een systeem waar je jaren in werkt: je administratie, je contracten en je documenthistorie komen erin te staan. De vragen die achteraf het meest blijken uit te maken, gaan zelden over het aantal functies op de website.
Ze gaan over of het pakket de Nederlandse regels écht kent, wat er gebeurt zodra je portefeuille groeit, of je huurders erbij kunnen zonder extra kosten, waar je data staat, en of je er ook weer uit komt.
- ✓ Kent het de Nederlandse regels? Indexatie op de CBS-CPI, de WWS-puntentelling, de wettelijke termijnen bij een aanmaning.
- ✓ Wat gebeurt er bij pand nummer elf? Een prijs per object, of een sprong naar een veel zwaarder pakket.
- ✓ Zit het huurdersportaal erbij, of kost elke huurder extra?
- ✓ Waar staat je data? Een huurdersadministratie is persoonsdata, met een bewaartermijn en een verwerkersovereenkomst.
- ✓ Kun je er ook weer uit? Import van je bestaande administratie, en export van alles wat erin staat.
Ons antwoord op de eerste vier: de Nederlandse regels zitten in de rekenkern, je betaalt per object in plaats van per sprong, huurders- en leveranciersportaal zijn gratis, en alles staat in de EU. Lees hoe we met je gegevens omgaan.
Vastgoedbeheer software hoeft niet duur te zijn. Starter begint op € 25/mnd voor 2 objecten, Essential op € 75/mnd voor tot 10. Bekijk alle prijzen en pakketten. Je probeert 30 dagen gratis en betaalt geen opstartkosten.
Wie er in de praktijk mee werkt
Particuliere verhuurders
Eén woning of een paar. Je wil de huur en het papierwerk geregeld hebben zonder er elke maand een avond aan te verliezen.
Beleggers
Een groeiende portefeuille, soms meerdere entiteiten. Rendement per pand, en box 3 en VPB naast elkaar.
Beheerkantoren
Beheer voor derden. Per klant een portefeuille, met eigen gebruikers en toegang per object.
Elke groep heeft een eigen pagina: particuliere verhuurders, beleggers, vastgoedbeheerders en VvE-beheerders.
Veelgestelde vragen
Wat is vastgoedbeheer software precies?
Eén systeem voor alles wat bij verhuren hoort: objecten, huurders, contracten, facturatie en documenten. In plaats van een Excel-bestand per onderwerp en een map per pand staat het bij elkaar. Het werk dat elke maand terugkomt, zoals huurfacturen, indexatie en herinneringen, houdt zichzelf bij.
Wat kost vastgoedbeheer software?
Bij Protiva betaal je per object. Starter is € 25 per maand voor 2 objecten (+€ 10 per extra object), Essential € 75 voor tot 10 (+€ 5), Professional € 150 voor tot 25 (+€ 4) en Enterprise vanaf € 250 voor tot 75 (+€ 3). Geen opstartkosten, en je kunt 30 dagen gratis proberen.
Is het ook geschikt voor één of twee huurwoningen?
Ja. Het Starter-pakket is daarvoor gemaakt: € 25 per maand voor 2 objecten. Je krijgt dezelfde kern als in de grotere pakketten: contracten, facturatie, indexatie en het gratis huurdersportaal. Alleen zitten er minder objecten en minder AI-herkenningen per maand in.
Kan ik mijn bestaande administratie overzetten?
Ja. Objecten, huurders en contracten kun je importeren, en je bestaande documenten upload je in bulk. Bij Enterprise hoort een begeleide overstap erbij; in de andere pakketten doe je de import zelf, met de importfunctie in het portaal.
Kunnen mijn huurders er zelf bij?
Ja, en dat kost niets extra. Je huurder krijgt een eigen portaal en de app: zijn contract, zijn facturen, zijn betalingen en een plek om een reparatieverzoek te melden. Hetzelfde geldt voor je leveranciers, die hun werkopdracht en de bijbehorende foto's zien.
Waar staat mijn data?
In de EU, op servers in Frankfurt. Ook de AI-verwerking gebeurt binnen de EU en er wordt niets van jou gebruikt om modellen te trainen. Je huurdersadministratie is persoonsdata: er hoort een verwerkersovereenkomst bij en documenten hebben een bewaartermijn.
Klaar om je vastgoed slimmer te beheren?
Begin vandaag gratis. Voeg je eerste object toe en laat Protiva het papierwerk doen.