Algemene voorwaarden

Definities

• Protiva: Protiva B.V., gevestigd aan Goudstraat 2, 2718 RC Zoetermeer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42132675, de aanbieder van het gelijknamige SaaS-platform voor vastgoedbeheer.
• Klant: de organisatie of persoon die een overeenkomst met Protiva aangaat.
• Gebruiker: een persoon die namens de Klant toegang heeft tot het platform.
• Dienst / Platform: de online software en portalen die Protiva ter beschikking stelt.
• Overeenkomst: de afspraak tussen Protiva en de Klant, waarvan deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst deel uitmaken.

Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en de overeenkomst tussen Protiva en de Klant. Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen. Bij tegenstrijdigheid gaat de overeenkomst voor op deze voorwaarden, en gaat de verwerkersovereenkomst voor waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Gebruiksrecht

Protiva verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het platform te gebruiken gedurende de looptijd van de overeenkomst. Het platform wordt als dienst (SaaS) geleverd; de Klant krijgt geen broncode en installeert niets on-premise.

AI-verwerking als onderdeel van de dienst

Het platform verwerkt inhoud van de Klant met AI: het lezen en classificeren van geüploade, gescande en per e-mail ontvangen documenten, het omzetten daarvan naar gegevens (zoals een WOZ-aanslag of een inkoopfactuur), het opstellen van contract- en brieftekst, en de assistent die vragen over de portefeuille beantwoordt.

Deze verwerking is geen aanvullende of optionele functie maar een wezenlijk onderdeel van de dienst: zonder haar kan het platform de kernfunctionaliteit niet leveren. De grondslag is daarmee de uitvoering van deze overeenkomst en niet de toestemming van de Klant; er is dan ook geen afzonderlijke aan- of uitschakelmogelijkheid. Een Klant die deze verwerking niet wenst, kan het platform niet gebruiken.

De verwerking gebeurt door Amazon Web Services via Amazon Bedrock in de regio eu-central-1 (Frankfurt) als subverwerker, binnen de Europese Economische Ruimte. De inhoud wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen en niet gedeeld met andere klanten. Een uitkomst van het model is een advies dat de gebruiker beoordeelt; er is geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.

Verplichtingen van de Klant

De Klant gebruikt het platform zorgvuldig en rechtmatig. Dat betekent onder meer:

• Zorgen voor correct en veilig gebruik van accounts en inloggegevens.
• Verantwoordelijk zijn voor de juistheid van de ingevoerde gegevens.
• Zijn eigen rol als verwerkingsverantwoordelijke vervullen voor de persoonsgegevens die de Klant in het platform verwerkt.
• Geen misbruik maken van de dienst en de beschikbaarheid ervan niet in gevaar brengen.

Beschikbaarheid en onderhoud

Protiva spant zich in voor een hoge beschikbaarheid van het platform, maar garandeert geen ononderbroken werking. We voeren onderhoud waar mogelijk aangekondigd en buiten piekmomenten uit, en mogen de functionaliteit doorontwikkelen en wijzigen. Concrete service levels staan in de overeenkomst.

Prijzen en betaling

De prijzen en het facturatieritme staan in de overeenkomst en op de prijzenpagina. Facturen worden betaald binnen de overeengekomen termijn. Bij niet-tijdige betaling mag Protiva de wettelijke rente en (na aanmaning) redelijke incassokosten in rekening brengen, en de toegang na kennisgeving opschorten. Prijzen mogen jaarlijks worden geïndexeerd.

Intellectuele eigendom

Alle rechten op het platform en de onderliggende software berusten bij Protiva of haar licentiegevers. De gegevens die de Klant invoert (klantgegevens) blijven eigendom van de Klant; Protiva verkrijgt daarop geen rechten anders dan nodig om de dienst te leveren.

Aansprakelijkheid

Protiva is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst en gemiste besparingen. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid.

Berekeningen in het platform — zoals WWS-punten, huurindexatie, servicekosten en rendement — zijn indicatief en vervangen geen juridisch of fiscaal advies.

Geheimhouding

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst.

Gegevensbescherming

Voor zover Protiva persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, doet zij dat als verwerker. De verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst. Zie ook onze privacyverklaring.

Looptijd, opzegging en beëindiging

De overeenkomst wordt aangegaan per maand en is maandelijks opzegbaar, tenzij anders overeengekomen. Bij opzegging behoudt de Klant toegang tot het einde van de betaalde periode. Protiva mag de overeenkomst opschorten of beëindigen bij een wezenlijke tekortkoming die niet binnen een redelijke termijn wordt hersteld. Na afloop kan de Klant zijn gegevens exporteren; daarna worden ze verwijderd zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.

Wijziging van de voorwaarden

Protiva mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden vooraf aangekondigd; de Klant die het daar niet mee eens is, kan de overeenkomst tegen de ingangsdatum opzeggen.

Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.