Servicekosten afrekenen zonder rekenwerk
Inn maandelijks een voorschot en verreken het jaarlijks tegen de werkelijke kosten, met tussenmeters, verdeelsleutels en gekoppelde inkoopfacturen. Protiva maakt de afrekenfacturen en bewaakt de wettelijke termijn.
Van één huurder tot bedrijfsverzamelpand
Niet elk pand vraagt dezelfde aanpak. Protiva kent daarom twee systemen om vaste lasten met je huurders te verrekenen. Per object zet je aan wat past.
| Servicekosten-module | Verrekenbaar voorschot per contract | |
|---|---|---|
| Bedoeld voor | Meerdere eenheden, (tussen)meters, verdeling over huurders | Eén pand, één huurder, één voorschot (bijv. energie of VvE) |
| Voorschot | Maandelijks servicekostenveld op het contract | Een verrekenbare regel op de maandfactuur |
| Verdeling over eenheden | ✓ Ja, met verdeelsleutels | — Eén huurder |
| Afrekenen | Automatisch: afrekenfactuur of creditnota | Correctiefactuur op basis van het opgebouwde voorschot |
Van voorschot tot eindafrekening
Maandelijks voorschot
Elke maand factureert Protiva automatisch het servicekostenvoorschot mee met de huur. Per contract zie je het voorschot opbouwen.
Werkelijke kosten koppelen
Je voert de kostenposten in of koppelt de inkoopfacturen. Tussenmeterstanden bepalen het werkelijke verbruik per eenheid.
Verdelen & afrekenen
Protiva verdeelt de kosten met je verdeelsleutel, laat de verdeling per eenheid zien en maakt na finaliseren de afrekenfactuur of creditnota.
Elke kostenpost eerlijk verdeeld
Op verbruik (tussenmeter)
Bemeterde eenheden betalen hun werkelijke verbruik; het onbemeten restant gaat naar oppervlakte.
Naar oppervlakte
Verdeling op basis van de m² van elke eenheid. Dat past goed bij gemeenschappelijke lasten.
Per eenheid
Gelijk over het aantal eenheden. Voor woonruimte is dit de standaard, tenzij anders afgesproken.
Vast percentage
Een vast aandeel per eenheid, zoals vastgelegd in het contract of de splitsingsakte.
Naar verhouding
Een vrij gewicht per eenheid, bijvoorbeeld naar aantal medewerkers of gebruiksintensiteit.
Vast bedrag
Een vast bedrag per eenheid voor posten die niet variëren met verbruik of oppervlakte.
Woonruimte en commercieel — elk hun eigen regel
Woonruimte
Afrekenen binnen zes maanden na het kalenderjaar (art. 7:259 BW), op basis van aantoonbare facturen. De standaard verdeelsleutel is gelijk over het aantal eenheden, tenzij er een goede reden is. Protiva waarschuwt bij de deadline.
Commercieel (BOG)
Geen wettelijke termijn, maar een jaaroverzicht is wel verplicht en de afspraken uit het huurcontract zijn leidend. Zelfstandig bemeterde energie is sinds 2025 een zelfstandige prestatie (21% btw).
Indicatief en gebaseerd op de op dat moment geldende regelgeving (peildatum 2026). Dit is geen juridisch advies; controleer de bepalingen in je huurcontract.
Servicekosten-verrekening hoort bij het volledige pakket voor de vastgoedeigenaar. Koppel je inkoopfacturen via het AI-documentbeheer, en bekijk hoe alles samenkomt bij hoe het werkt. Servicekosten zit in elk pakket. Bekijk de prijzen.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik de servicekosten afrekenen?
Bij zelfstandige woonruimte moet je binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar een overzicht van de werkelijke servicekosten geven en verrekenen (art. 7:259 BW). Protiva toont een deadline-waarschuwing op een concept-afrekening met een woonruimte-segment, zodat je die termijn niet mist. Bij bedrijfsruimte geldt geen wettelijke termijn, maar is een jaaroverzicht wel verplicht.
Kan Protiva de kosten over meerdere eenheden verdelen?
Ja. Voor een bedrijfsverzamelpand of een pand met meerdere eenheden verdeelt Protiva elke kostenpost met de verdeelsleutel die jij kiest: op basis van tussenmeters (verbruik), oppervlakte, aantal eenheden, een vast percentage, een vrije verhouding of een vast bedrag per eenheid. Elk aandeel wordt pro rata over de bezettingsdagen van de contracten gesplitst; leegstand komt voor rekening van de eigenaar.
Werkt het ook voor één pand met één huurder?
Ja. Voor één huurder gebruik je een verrekenbaar voorschot per contract: je factureert maandelijks een voorschot en maakt aan het eind van de periode een correctiefactuur op basis van het opgebouwde bedrag. Voor complexere panden zet je de servicekosten-module aan, met automatische afrekenfacturen en creditnota’s.
Kan ik inkoopfacturen koppelen aan de afrekening?
Ja. Je koppelt de werkelijke inkoopfacturen (energie, schoonmaak, onderhoud) aan de kostenposten van de afrekening, zodat de verrekening aantoonbaar op echte facturen is gebaseerd. Dat is precies wat de Huurcommissie kan opvragen.
Tellen de voorschotten mee als omzet?
Nee. Een servicekostenvoorschot is een vooruitbetaling, geen opbrengst. Protiva houdt het opgebouwde voorschot per contract live bij en laat het buiten je omzet- en rendementscijfers, tot het bij de afrekening wordt verrekend.
Klaar om je vastgoed slimmer te beheren?
Begin vandaag gratis. Voeg je eerste object toe en laat Protiva het papierwerk doen.