Politique de confidentialité

Qui nous sommes

Protiva B.V. est une plateforme néerlandaise de gestion immobilière, établie Goudstraat 2, 2718 RC Zoetermeer, Pays-Bas, immatriculée au registre du commerce néerlandais sous le numéro 42132675. Pour les traitements décrits dans cette politique, Protiva B.V. est le responsable de traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les questions relatives à la confidentialité peuvent être adressées à privacy@protiva.eu.

Quelles données personnelles nous traitons

Selon votre relation avec nous, nous traitons entre autres :

• Coordonnées et données de compte : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction et organisation.
• Données de facturation et de paiement de nos clients.
• Données d'usage et de journalisation du site et de la plateforme (adresse IP et actions, par exemple), pour la sécurité et l'amélioration.
• Communication : e-mails, messages de support et envois de formulaires (comme une demande de démo).
• Données de comptes sociaux connectés : le nom, l'identifiant de compte et le jeton d'accès de la personne qui crée la connexion (stocké chiffré).

Finalités et bases légales

Nous ne traitons des données personnelles que pour des finalités claires, et toujours sur l'une des bases légales prévues par le RGPD :

• Exécution du contrat — pour fournir notre service, gérer les comptes et facturer.
• Intérêt légitime — pour la sécurité, l'amélioration et le support de la plateforme, et pour une communication limitée et pertinente avec les clients.
• Consentement — pour les communications marketing et pour les cookies non essentiels (voir la politique de cookies).
• Obligation légale — par exemple le délai légal de conservation des pièces comptables.

Avec qui nous partageons des données

Nous ne vendons jamais vos données. Nous faisons en revanche appel à des sous-traitants soigneusement sélectionnés, comme notre hébergeur (AWS, région eu-central-1 à Francfort) et des services d'e-mail, de SMS et d'analyse. Nous avons conclu un contrat de sous-traitance avec chacun d'eux.

Notre propre stockage et nos propres traitements ont lieu au sein de l'Espace économique européen (EEE) ; la plateforme et le traitement par IA tournent à Francfort. Pour un petit nombre d'intégrations que vous activez vous-même, nous travaillons avec des parties situées hors de l'EEE — LinkedIn et Meta par exemple, lorsque nous publions sur nos propres pages d'entreprise depuis le back-office. Les identifiants de connexion et le nom du compte connecté sont alors échangés. Ces transferts s'appuient sur le cadre de protection des données UE-États-Unis ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durées de conservation

Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Pièces administratives et fiscales : sept ans, conformément à l'obligation légale de conservation.
• Données de compte et d'usage : pendant la durée du contrat et une période limitée ensuite.
• Données d'identité (comme les scans de pièces d'identité traités via la plateforme) : au maximum une trentaine de jours.

Comment nous sécurisons vos données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des données en transit et au repos, contrôle d'accès strict, journalisation des actions sensibles et séparation stricte des environnements clients (isolation multi-locataire). Nous réexaminons périodiquement notre sécurité.

Analyse automatisée et IA

Protiva utilise l'IA pour la reconnaissance documentaire (lire et classer les documents téléversés), pour l'assistant qui répond aux questions sur votre portefeuille, pour la rédaction de textes de contrats et de courriers, pour le tri des signalements des locataires, et pour comparer une pièce d'identité à un scan facial.

Ce qui est envoyé, ce sont uniquement les données qui relèvent de cette action : le contenu du document, la question accompagnée des données liées du portefeuille actif (comme les biens, les baux, les noms des locataires et les montants impayés), la description d'un signalement, ou la photo de la pièce d'identité accompagnée du scan facial.

Le traitement est réalisé par Amazon Web Services (AWS) via le service Amazon Bedrock, en région eu-central-1 (Francfort), qui exécute le modèle Claude d'Anthropic. AWS agit comme sous-traitant sur nos instructions dans le cadre d'un contrat de sous-traitance, et offre ainsi le même niveau de protection que celui décrit dans la présente politique. Les données restent au sein de l'Espace économique européen, ne servent pas à entraîner des modèles d'IA et ne sont partagées ni avec d'autres clients ni avec des tiers.

Pour nos clients (bailleurs et gestionnaires), ce traitement est une partie essentielle du service : la base légale est l'exécution du contrat, et il n'existe pas de moyen distinct de l'activer ou de le désactiver. L'application Propriétaire l'explique à la première utilisation et demande de le confirmer avant de continuer. Pour les locataires, la situation est différente : ils n'ont pas de contrat avec nous, et l'application Locataire leur demande donc un consentement explicite préalable — en particulier pour la comparaison d'une pièce d'identité avec un scan facial, qui porte sur des données biométriques. Un locataire qui ne donne pas son consentement peut faire établir son identité autrement par son bailleur ; ce consentement peut être retiré à tout moment sous Réglages › Sécurité.

Ce traitement assiste l'utilisateur et ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires : un résultat du modèle est un avis confirmé par une personne. Il n'y a donc pas de décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'effacement de vos données, d'un droit à la limitation du traitement et d'opposition, ainsi que d'un droit à la portabilité. Lorsque nous traitons sur la base du consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Vous souhaitez exercer un droit ? Écrivez-nous à privacy@protiva.eu. Vous êtes locataire ou prestataire et vos données se trouvent dans la plateforme d'un bailleur ou d'un gestionnaire ? Adressez alors votre demande en premier lieu à cette organisation ; nous l'assisterons.

Introduire une réclamation

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données, nous préférons l'entendre d'abord de vous. Vous avez en outre toujours le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle du pays où vous résidez ou travaillez — en France la CNIL (cnil.fr), en Belgique l'Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be) — ou auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données (autoriteitpersoonsgegevens.nl), où Protiva B.V. est établie.

Modifications

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre. La version en vigueur se trouve toujours sur cette page, avec la date de la dernière modification.