Datenschutzerklärung

Wer wir sind

Protiva B.V. ist eine niederländische Plattform für Immobilienverwaltung mit Sitz in der Goudstraat 2, 2718 RC Zoetermeer, Niederlande, eingetragen im niederländischen Handelsregister unter der Nummer 42132675. Für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist Protiva B.V. Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Datenschutzfragen können Sie an privacy@protiva.eu senden.

Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nach Ihrer Beziehung zu uns verarbeiten wir unter anderem:

• Kontakt- und Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion und Organisation.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten unserer Kunden.
• Nutzungs- und Protokolldaten der Website und der Plattform (zum Beispiel IP-Adresse und Aktionen), zur Sicherheit und Verbesserung.
• Kommunikation: E-Mails, Supportnachrichten und Formulareinsendungen (etwa eine Demo-Anfrage).
• Daten verbundener Social-Media-Konten: Name, Konto-ID und Zugriffstoken der Person, die die Verbindung herstellt (verschlüsselt gespeichert).

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur zu klaren Zwecken und immer auf einer der in der DSGVO vorgesehenen Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung — um unseren Dienst zu erbringen, Konten zu verwalten und abzurechnen.
• Berechtigtes Interesse — für die Sicherheit, die Verbesserung und den Support der Plattform sowie für begrenzte, relevante Kommunikation mit Kunden.
• Einwilligung — für Marketingnachrichten und für nicht notwendige Cookies (siehe Cookie-Richtlinie).
• Rechtliche Verpflichtung — zum Beispiel die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen.

Mit wem wir Daten teilen

Wir verkaufen Ihre Daten nie. Wir setzen allerdings sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, etwa unseren Hosting-Anbieter (AWS, Region eu-central-1 in Frankfurt) sowie Dienste für E-Mail, SMS und Analyse. Mit allen haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Unsere eigene Speicherung und Verarbeitung findet innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt; die Plattform und die KI-Verarbeitung laufen in Frankfurt. Für eine kleine Zahl von Integrationen, die Sie selbst aktivieren, arbeiten wir mit Parteien außerhalb des EWR zusammen — zum Beispiel LinkedIn und Meta, wenn wir aus dem Backoffice auf unseren eigenen Unternehmensseiten veröffentlichen. Dabei werden die Anmeldedaten und der Name des verbundenen Kontos ausgetauscht. Solche Übermittlungen stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren personenbezogene Daten nicht länger auf, als für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden:

• Verwaltungs- und Steuerunterlagen: sieben Jahre, entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
• Konto- und Nutzungsdaten: für die Dauer des Vertrags und einen begrenzten Zeitraum danach.
• Identitätsdaten (etwa über die Plattform verarbeitete Ausweisscans): höchstens rund 30 Tage.

Wie wir Ihre Daten schützen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen: Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand, strenge Zugriffskontrolle, Protokollierung sensibler Aktionen und strikte Trennung der Kundenumgebungen (Mandantentrennung). Wir überprüfen unsere Sicherheit regelmäßig.

Automatisierte Analyse und KI

Protiva setzt KI ein für die Dokumentenerkennung (Lesen und Klassifizieren hochgeladener Dokumente), für den Assistenten, der Fragen zu Ihrem Bestand beantwortet, für das Entwerfen von Vertrags- und Brieftexten, für die Einstufung von Mietermeldungen und für den Abgleich eines Ausweisdokuments mit einem Gesichtsscan.

Gesendet werden immer nur die Daten, die zu dieser Aktion gehören: der Inhalt des Dokuments, die Frage samt den zugehörigen Daten des aktiven Bestands (etwa Objekte, Mietverträge, Mieternamen und offene Beträge), die Beschreibung einer Meldung oder das Foto auf dem Ausweisdokument zusammen mit dem Gesichtsscan.

Die Verarbeitung erfolgt durch Amazon Web Services (AWS) über den Dienst Amazon Bedrock in der Region eu-central-1 (Frankfurt), auf dem das Modell Claude von Anthropic läuft. AWS handelt als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und bietet damit dasselbe Schutzniveau, wie es in dieser Datenschutzerklärung beschrieben ist. Die Daten bleiben innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet und weder mit anderen Kunden noch mit Dritten geteilt.

Für unsere Kunden (Vermieter und Verwalter) ist diese Verarbeitung ein wesentlicher Bestandteil des Dienstes: Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung, und es gibt keine gesonderte Möglichkeit, sie ein- oder auszuschalten. Die Eigentümer-App erklärt das bei der ersten Nutzung und bittet vor dem Fortfahren um Bestätigung. Für Mieter sieht es anders aus: Sie haben keinen Vertrag mit uns, deshalb fragt die Mieter-App sie vorab ausdrücklich um Erlaubnis — insbesondere für den Abgleich eines Ausweisdokuments mit einem Gesichtsscan, bei dem es um biometrische Daten geht. Ein Mieter, der keine Erlaubnis erteilt, kann seine Identität gegenüber seinem Vermieter auf andere Weise nachweisen; diese Erlaubnis lässt sich jederzeit unter Einstellungen › Sicherheit widerrufen.

Diese Verarbeitung unterstützt die Nutzerin oder den Nutzer und trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung: Ein Ergebnis des Modells ist ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Artikels 22 DSGVO liegt daher nicht vor.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Soweit wir auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Möchten Sie ein Recht ausüben? Schreiben Sie an privacy@protiva.eu. Sind Sie Mieter oder Dienstleister und liegen Ihre Daten in der Plattform eines Vermieters oder einer Hausverwaltung? Dann richten Sie Ihre Anfrage zunächst an diese Organisation; wir unterstützen sie dabei.

Beschwerde einlegen

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden sind, hören wir das gern zuerst von Ihnen selbst. Daneben haben Sie jederzeit das Recht, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde des Landes einzulegen, in dem Sie wohnen oder arbeiten — in Deutschland bei der für Sie zuständigen Landesdatenschutzbehörde oder beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (bfdi.bund.de) — oder bei der niederländischen Datenschutzbehörde (autoriteitpersoonsgegevens.nl), bei der Protiva B.V. ansässig ist.

Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite, mit dem Datum der letzten Änderung.