Declaración de privacidad

Quiénes somos

Protiva B.V. es una plataforma neerlandesa de gestión inmobiliaria, con domicilio en Goudstraat 2, 2718 RC Zoetermeer, Países Bajos, inscrita en el Registro Mercantil neerlandés con el número 42132675. Para los tratamientos descritos en esta declaración, Protiva B.V. es la responsable del tratamiento en el sentido del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Las consultas sobre privacidad pueden enviarse a privacy@protiva.eu.

Qué datos personales tratamos

Según tu relación con nosotros, tratamos entre otros:

• Datos de contacto y de cuenta: nombre, dirección de correo, teléfono, cargo y organización.
• Datos de facturación y pago de nuestros clientes.
• Datos de uso y registro de la web y de la plataforma (por ejemplo, dirección IP y acciones), para seguridad y mejora.
• Comunicación: correos, mensajes de soporte y envíos de formularios (como una solicitud de demo).
• Datos de cuentas sociales conectadas: el nombre, el identificador de cuenta y el token de acceso de quien crea la conexión (almacenado cifrado).

Finalidades y bases jurídicas

Tratamos datos personales solo con finalidades claras y siempre sobre una de las bases jurídicas previstas en el RGPD:

• Ejecución del contrato: para prestar nuestro servicio, gestionar cuentas y facturar.
• Interés legítimo: para la seguridad, la mejora y el soporte de la plataforma, y para una comunicación limitada y pertinente con los clientes.
• Consentimiento: para comunicaciones comerciales y para las cookies no esenciales (véase la política de cookies).
• Obligación legal: por ejemplo, el plazo legal de conservación de la documentación contable.

Con quién compartimos datos

Nunca vendemos tus datos. Sí recurrimos a encargados del tratamiento cuidadosamente seleccionados, como nuestro proveedor de alojamiento (AWS, región eu-central-1 en Fráncfort) y servicios de correo, SMS y analítica. Con todos ellos tenemos firmado un contrato de encargo del tratamiento.

Nuestro propio almacenamiento y tratamiento tienen lugar dentro del Espacio Económico Europeo (EEE); la plataforma y el procesamiento con IA funcionan en Fráncfort. Para un número reducido de integraciones que tú mismo activas trabajamos con partes fuera del EEE — por ejemplo LinkedIn y Meta, cuando publicamos en nuestras propias páginas de empresa desde la backoffice. En ese proceso se intercambian las credenciales de acceso y el nombre de la cuenta conectada. Esas transferencias se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Plazos de conservación

No conservamos los datos personales más tiempo del necesario para las finalidades para las que se recogieron:

• Documentación administrativa y fiscal: siete años, conforme a la obligación legal de conservación.
• Datos de cuenta y de uso: durante la vigencia del contrato y un periodo limitado posterior.
• Datos de identidad (como los escaneos de documentos tratados a través de la plataforma): un máximo de unos 30 días.

Cómo protegemos tus datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas: cifrado de los datos en tránsito y en reposo, control de acceso estricto, registro de las acciones sensibles y separación estricta de los entornos de cliente (aislamiento multiinquilino). Revisamos nuestra seguridad de forma periódica.

Análisis automatizado e IA

Protiva usa IA para el reconocimiento documental (leer y clasificar los documentos que se suben), para el asistente que responde preguntas sobre tu cartera, para redactar textos de contratos y cartas, para clasificar los avisos de los inquilinos y para comparar un documento de identidad con un escaneo facial.

Lo que se envía son únicamente los datos que pertenecen a esa acción: el contenido del documento, la pregunta junto con los datos relacionados de la cartera activa (como inmuebles, contratos, nombres de inquilinos e importes pendientes), la descripción de un aviso, o la foto del documento de identidad junto con el escaneo facial.

El tratamiento lo realiza Amazon Web Services (AWS) mediante el servicio Amazon Bedrock, en la región eu-central-1 (Fráncfort), que ejecuta el modelo Claude de Anthropic. AWS actúa como encargada del tratamiento siguiendo nuestras instrucciones y bajo un contrato de encargo, y ofrece con ello el mismo nivel de protección que se describe en esta política de privacidad. Los datos permanecen dentro del Espacio Económico Europeo, no se usan para entrenar modelos de IA y no se comparten con otros clientes ni con terceros.

Para nuestros clientes (propietarios y administradores), este tratamiento es una parte esencial del servicio: la base jurídica es la ejecución del contrato y no existe una forma separada de activarlo o desactivarlo. La app de Propietario lo explica en el primer uso y pide confirmarlo antes de continuar. Para los inquilinos la situación es distinta: no tienen contrato con nosotros, de modo que la app de Inquilino sí les pide permiso explícito por anticipado, en particular para comparar un documento de identidad con un escaneo facial, que implica datos biométricos. Un inquilino que no dé su permiso puede acreditar su identidad ante su arrendador por otra vía; ese permiso puede retirarse en cualquier momento en Ajustes › Seguridad.

Este tratamiento asiste a la persona usuaria y no adopta decisiones con efectos jurídicos o de efecto similar: el resultado del modelo es una propuesta que confirma una persona. No existe, por tanto, decisión automatizada en el sentido del artículo 22 del RGPD.

Tus derechos

Tienes derecho de acceso, rectificación y supresión de tus datos, derecho a la limitación del tratamiento y a oponerte a él, y derecho a la portabilidad de los datos. Cuando tratamos sobre la base del consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento.

¿Quieres ejercer un derecho? Escríbenos a privacy@protiva.eu. ¿Eres inquilino o proveedor y tus datos están en la plataforma de un arrendador o de un administrador de fincas? Dirige entonces tu solicitud en primer lugar a esa organización; nosotros les ayudaremos.

Presentar una reclamación

Si no estás de acuerdo con cómo tratamos tus datos, nos gustaría saberlo primero directamente. Además, siempre tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control del país en el que resides o trabajas — en España, la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es) — o ante la autoridad neerlandesa de protección de datos (autoriteitpersoonsgegevens.nl), donde está establecida Protiva B.V.

Modificaciones

Podemos modificar esta declaración de privacidad de vez en cuando. La versión vigente está siempre en esta página, con la fecha del último cambio.