Alle Ihre Gemeinschaften in einer Umgebung, vom Eigentümerverzeichnis bis zur Eigentümerversammlung
Das Eigentümerverzeichnis mit Miteigentumsanteilen und Stimmen, Wirtschaftsplan und Hausgeld, Versammlungen und Beschlüsse, Schadensmeldungen und die Instandhaltungsplanung: alles für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften an einem Ort. Die Eigentümer nutzen Protiva kostenlos, in ihrer eigenen Sprache.
Ein Verzeichnis, das vom ersten Tag an stimmt
Jede Gemeinschaft beginnt mit ihrem Verzeichnis: welche Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Kellerräume und Stellplätze es gibt, wem sie gehören und welche Miteigentumsanteile und wie viele Stimmen zu jeder Einheit gehören. Protiva summiert die Miteigentumsanteile und zeigt Ihnen, wenn die Summe nicht stimmt.
Eine bestehende Gemeinschaft zu übernehmen ist keine Tipparbeit: Die Eigentümerliste importieren Sie aus der Datei, die Sie schon haben. Eigentümer ohne Konto stehen einfach im Verzeichnis, und wer möchte, tritt mit einem Beitrittscode für die eigene Wohnung bei.
- ✓ Miteigentumsanteile und Stimmen je Einheit, mit Summenprüfung
- ✓ Kellerräume und Stellplätze mit der Wohnung, zu der sie gehören
- ✓ Eigentümerliste aus einer CSV-Datei importieren
- ✓ Eigentümer treten mit einem Beitrittscode bei
Wirtschaftsplan, Hausgeld und Buchhaltung
Das Hausgeld ist kein Feld, das Sie ausfüllen, sondern ein Ergebnis: der Wirtschaftsplan mal der Miteigentumsanteil, in dem Rhythmus, den die Gemeinschaft wählt.
Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr
Stellen Sie den Wirtschaftsplan auf, und Protiva verteilt ihn nach Miteigentumsanteilen. Sie sehen schon vor der Versammlung, wie hoch das Hausgeld jedes Eigentümers wird.
Hausgeld monatlich, vierteljährlich oder jährlich
Protiva stellt jedem Eigentümer das eigene Hausgeld im Rhythmus der Gemeinschaft in Rechnung, und jeder Eigentümer sieht den eigenen Saldo.
Zahlungserinnerungen
Bleibt ein Hausgeld unbezahlt, folgt die Zahlungserinnerung von allein. Sie sehen je Eigentümer, was offen ist.
Ausgangs- und Eingangsrechnungen
Rechnungen von Dienstleistern liest die KI und bucht sie auf die Gemeinschaft; Ihre Ausgangsrechnungen erstellen Sie direkt in deren Buchhaltung.
Bank
Verbinden Sie das Konto der Gemeinschaft und importieren Sie die Umsätze. Zahlungen werden Rechnungen und Hausgeld zugeordnet.
Berichte und Export
Berichte je Gemeinschaft, filterbar und bereit für den Export in Ihre eigene Buchhaltungssoftware.
Was beschlossen wurde, und wer es weiß
Die Eigentümerversammlung, was dort beschlossen wurde und was Eigentümer zwischendurch wissen müssen, an einem Ort.
Versammlungen
Die jährliche Eigentümerversammlung und außerordentliche Versammlungen, mit Datum, Ort und Unterlagen.
Online abstimmen
Jeder Eigentümer erhält mit der Einladung einen persönlichen Link und stimmt damit vorab ab, ohne Konto. In der Versammlung erfassen Sie die übrigen Stimmen in derselben Auszählung, gewichtet je Einheit wie im Verzeichnis.
Vollmachten
Wer nicht kommen kann, erteilt mit demselben Link einem anderen Eigentümer oder einer anderen Person Vollmacht. Sie sehen die Vollmacht sofort auf der Anwesenheitsliste, mit Uhrzeit.
Beschlüsse und Aufgaben
Was beschlossen wurde und wer was übernimmt, auch nach Jahren leicht zu finden.
Schwarzes Brett mit Übersetzung
Ein Klick übersetzt einen Aushang in die Sprache des jeweiligen Lesers; das Original bleibt erhalten.
Nachrichten und Dokumente
Post, E-Mail und geteilte Dateien bei der Gemeinschaft, um die es geht.
Von der Schadensmeldung zur Instandhaltungsplanung
- ✓ Schadensmeldungen von Eigentümern und Bewohnern
- ✓ Arbeitsaufträge mit Kostenvoranschlag
- ✓ Begehungen mit Fotos
- ✓ Mehrjährige Instandhaltungsplanung
Ein Eigentümer meldet einen defekten Aufzug oder ein Leck im Treppenhaus. Sie machen daraus einen Arbeitsauftrag für Ihren festen Dienstleister, der einen Preis zur Freigabe einreicht und den Auftrag mit Fotos abschließt.
Begehungen von Dach, Fassade und Haustechnik halten Sie je Gemeinschaft fest, mit der mehrjährigen Instandhaltungsplanung für das Gemeinschaftseigentum direkt daneben, damit der Wirtschaftsplan des nächsten Jahres weiß, was kommt.
Die Eigentümer zahlen nichts
Eigentümer und Bewohner nutzen Protiva kostenlos, in ihrer eigenen Sprache: das Schwarze Brett, die Unterlagen der Gemeinschaft, das eigene Hausgeld und das Melden eines Schadens. Je mehr Eigentümer mitmachen, desto weniger E-Mails und Anrufe landen auf Ihrem Schreibtisch.
Alle Ihre Gemeinschaften, ein Büro
Ein Startbildschirm
Was über alle Ihre Gemeinschaften hinweg offen ist: Schadensmeldungen, Hausgeld und Arbeitsaufträge.
Kolleginnen und Kollegen
Ihr Team arbeitet in jeder Gemeinschaft, die das Büro verwaltet, und wer geht, verliert den Zugang auf einen Schlag.
Ein Kalender
Versammlungen, Termine und Arbeitsaufträge aller Gemeinschaften in einem Kalender.
Eine Gemeinschaft übernehmen
Übernehmen Sie eine neue Gemeinschaft, erfassen Sie ihre Einheiten und importieren Sie die Eigentümerliste, schon am ersten Arbeitstag.
Dokumente mit KI
Eingangsrechnungen und Post werden erkannt und der richtigen Gemeinschaft zugeordnet. Die KI ist im Preis enthalten.
DSGVO und EU
Alle Daten und alle KI-Verarbeitung bleiben in der EU, mit einem Prüfprotokoll für sensible Aktionen.
Verwalten Sie auch Mietobjekte für Eigentümer? Dafür gibt es eine eigene Umgebung und eine eigene Preisliste: Mietverwaltung.
Ein Grundpreis je Gemeinschaft, plus ein Betrag je Einheit
Monatlich auf Rechnung, ohne Einrichtungsgebühr und mit KI inklusive. Eigentümer und Bewohner zahlen nichts.
WEG-Verwaltung
Sie verwalten Wohnungseigentümergemeinschaften.
- ✓ KI, Bankanbindung und Übersetzung des Schwarzen Bretts inklusive
- ✓ Wirtschaftsplan, Hausgeld und Versammlungen
- ✓ Für Eigentümer und Bewohner kostenlos
Häufige Fragen
Ist Protiva auch für eine WEG in Selbstverwaltung?
Ja. Eine Gemeinschaft, die sich selbst verwaltet, arbeitet in derselben Umgebung und nach derselben Preisliste wie eine Verwaltung.
Kann ich eine bestehende Gemeinschaft übernehmen, ohne alles abzutippen?
Ja. Sie importieren die Eigentümerliste aus einer CSV-Datei, erfassen die Einheiten mit ihren Miteigentumsanteilen und Stimmen und laden die Eigentümer ein, wann Sie möchten.
Können Eigentümer online abstimmen und eine Vollmacht erteilen?
Ja. Jeder Eigentümer erhält mit der Einladung einen persönlichen Link. Er funktioniert ohne Konto, im Browser jedes Smartphones. Damit stimmt der Eigentümer vorab über die offenen Beschlussanträge ab oder erteilt einem anderen Eigentümer oder einer anderen Person Vollmacht. In der Versammlung erfassen Sie die übrigen Stimmen in derselben Auszählung. Das Ergebnis kommt als Beschluss ins Protokoll, mit den Ja- und Nein-Stimmen. Ob eine vorab abgegebene Stimme zählt, hängt von der Gemeinschaftsordnung und dem Recht des Landes ab. Protiva zählt die Stimmen zusammen, und der Versammlungsleiter verkündet das Ergebnis.
Zahlen die Eigentümer etwas?
Nein. Es zahlt die Verwaltung oder die Gemeinschaft in Selbstverwaltung; Eigentümer und Bewohner nutzen Protiva kostenlos.
Funktioniert Protiva mit meiner Buchhaltungssoftware?
Rechnungen, Bank und Hausgeld der Gemeinschaft führen Sie in Protiva und exportieren die Zahlen in Ihre eigene Buchhaltungssoftware.
In welchen Ländern funktioniert es?
In jedem Land, in dem Protiva aktiv ist. Die Bezeichnungen folgen dem Land: eine WEG in Deutschland, eine VME in Belgien, eine comunidad de propietarios in Spanien und eine copropriété in Frankreich.
Kann sich eine Verwaltung selbst registrieren?
Ja. Wählen Sie bei der Registrierung die Art Ihrer Verwaltung und geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein. Über den Link in der Aktivierungs-E-Mail tragen Sie anschließend den Namen und das Land Ihrer Verwaltung ein. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Danach zahlen Sie monatlich auf Rechnung. Lieber erst sehen? Vereinbaren Sie eine Demo, dann zeigen wir es Ihnen mit Ihren eigenen Gemeinschaften.
Bereit, Ihre Gemeinschaften in Protiva zu verwalten?
Vereinbaren Sie eine Demo und sehen Sie es mit Ihren eigenen Gemeinschaften.