Al je VME's in één omgeving, van register tot algemene vergadering
Het register met aandelen en stemmen, de begroting en de bijdragen, vergaderingen en besluiten, meldingen en het onderhoudsplan: alles voor het beheer van VME's op één plek. De eigenaren gebruiken Protiva gratis, in hun eigen taal.
Een register dat klopt, vanaf de eerste dag
Elke VME begint bij haar register: welke woningen, bedrijfsruimtes, bergingen en parkeerplaatsen er zijn, wie de eigenaar is en welk aandeel en hoeveel stemmen erbij horen. Protiva telt de aandelen op en laat zien wanneer de som niet klopt.
Een bestaande VME overnemen is geen overtypwerk: je leest de eigenarenlijst in uit het bestand dat je al hebt. Eigenaren zonder account staan gewoon in het register, en wie wil, sluit aan met een koppelcode voor de eigen woning.
- ✓ Aandelen en stemmen per object, met een somcontrole
- ✓ Bergingen en parkeerplaatsen bij de woning waar ze bij horen
- ✓ Eigenarenlijst inlezen uit een CSV-bestand
- ✓ Eigenaren sluiten aan met een koppelcode
Begroting, bijdragen en de administratie
De bijdrage is geen invulveld maar een uitkomst: begroting maal aandeel, op het ritme dat de VME kiest.
Begroting per boekjaar
Stel de begroting op en Protiva verdeelt die naar aandeel. Zie per eigenaar wat de bijdrage wordt, nog vóór de vergadering.
Bijdragen per maand, kwartaal of jaar
Protiva factureert elke eigenaar de eigen bijdrage op het ritme van de VME, en elke eigenaar ziet het eigen saldo.
Herinneringen
Blijft een bijdrage open, dan volgt de herinnering vanzelf. Jij ziet per eigenaar wat er openstaat.
Verkoop- en inkoopfacturen
Facturen van leveranciers worden door AI gelezen en op de VME geboekt; eigen facturen verstuur je vanuit haar administratie.
Bank
Koppel de rekening van de VME en importeer de transacties. Betalingen worden afgeletterd tegen de facturen en bijdragen.
Rapportages en export
Rapportages per VME, filterbaar en te exporteren naar je eigen boekhoudpakket.
Wat er besloten is, en wie het weet
De algemene vergadering, wat daar besloten is en wat de eigenaren tussendoor moeten weten, op één plek.
Vergaderingen
De algemene vergadering en tussentijdse vergaderingen met datum, plaats en stukken.
Digitaal stemmen
Elke eigenaar krijgt bij de oproeping een eigen link en stemt daarmee vooraf, zonder account. In de zaal leg je de overige stemmen vast op dezelfde telling, met het gewicht per object uit het register.
Volmacht geven
Wie niet kan komen, machtigt via dezelfde link een andere eigenaar of iemand anders. De volmacht staat meteen op de aanwezigheidslijst, met het tijdstip.
Besluiten en actiepunten
Wat er besloten is en wie wat oppakt, ook jaren later terug te vinden.
Prikbord met vertaling
Eén knop vertaalt een mededeling naar de taal van de lezer; het origineel blijft staan.
Berichten en documenten
Post, mail en gedeelde bestanden bij de VME waar ze over gaan.
Van melding tot onderhoudsplan
- ✓ Meldingen van eigenaren en bewoners
- ✓ Werkopdrachten met prijsopgave
- ✓ Inspecties met foto's
- ✓ Meerjarenonderhoudsplan
Een eigenaar meldt een kapotte lift of een lekkage in het trappenhuis. Jij maakt er een werkopdracht van voor de vaste uitvoerder, die een prijs ter goedkeuring indient en de klus afrondt met foto's.
Inspecties van dak, gevel en installaties leg je vast per VME, en het meerjarenonderhoudsplan van de gemeenschappelijke delen staat ernaast, zodat de begroting van volgend jaar weet wat er aankomt.
De eigenaren betalen niets
Eigenaren en bewoners gebruiken Protiva gratis, in hun eigen taal: het prikbord, de documenten van de VME, hun eigen bijdragen en een melding doen. Hoe meer eigenaren meedoen, hoe minder mail en telefoon er bij jou binnenkomt.
Al je VME's, één kantoor
Eén startscherm
Wat er openstaat bij al je VME's samen: meldingen, bijdragen en werkopdrachten.
Collega's
Collega's werken in elke VME die het kantoor beheert, en wie vertrekt verliest in één keer de toegang.
Eén agenda
Vergaderingen, afspraken en werkopdrachten van alle VME's in één agenda.
Een VME aannemen
Neem een nieuwe VME aan, leg de objecten vast en lees de eigenarenlijst in, op de eerste werkdag.
Documenten met AI
Inkoopfacturen en post worden herkend en aan de juiste VME gekoppeld. De AI zit in de prijs.
AVG & EU
Alle gegevens en AI-verwerking blijven in de EU, met een auditspoor op gevoelige handelingen.
Beheer je ook vastgoed voor eigenaren? Daarvoor is er een eigen omgeving en een eigen prijslijst: vastgoedbeheer.
Een basis per VME, plus een bedrag per object
Maandelijks op factuur, zonder opstartkosten en met de AI inbegrepen. Eigenaren en bewoners betalen niets.
Verenigingsbeheer
Je beheert verenigingen van eigenaren.
- ✓ AI, bankkoppeling en prikbordvertaling inbegrepen
- ✓ Begroting, bijdragen en vergaderingen
- ✓ Eigenaren en bewoners gratis
Veelgestelde vragen
Is Protiva ook voor een vrijwillige syndicus?
Ja. Een mede-eigenaar die als vrijwillige syndicus de VME zelf beheert, werkt in dezelfde omgeving en volgt dezelfde prijslijst als een kantoor.
Kan ik een bestaande VME overnemen zonder alles over te typen?
Ja. Je leest de eigenarenlijst in uit een CSV-bestand, legt de objecten vast met hun aandeel en stemmen, en nodigt de eigenaren uit wanneer jij wilt.
Kunnen eigenaren digitaal stemmen en een volmacht geven?
Ja. Elke eigenaar krijgt bij de oproeping een persoonlijke link. Die werkt zonder account, in de browser van elke telefoon. Daarmee stemt de eigenaar vooraf over de voorstellen die openstaan, of geeft een volmacht aan een andere eigenaar of aan iemand anders. In de zaal leg je de overige stemmen vast op dezelfde telling. De uitslag gaat als besluit de notulen in, met de stemmen voor en tegen. Of een stem vooraf meetelt, hangt af van het reglement en de wet van het land. Protiva telt de stemmen op en de voorzitter stelt de uitslag vast.
Betalen de eigenaren iets?
Nee. Het kantoor of het bestuur betaalt; eigenaren en bewoners gebruiken Protiva gratis.
Werkt Protiva met mijn boekhoudpakket?
Je voert de facturen, de bank en de bijdragen van de VME in Protiva en exporteert de cijfers naar je eigen boekhoudpakket.
In welke landen werkt het?
In elk land waar Protiva actief is. De namen volgen het land: in België een VME, in Spanje een comunidad de propietarios, in Frankrijk een copropriété en in Duitsland een WEG.
Kan ik me als kantoor zelf aanmelden?
Ja. Kies bij het aanmelden welk soort kantoor je bent en vul je naam en e-mailadres in. Via de link in de activatiemail geef je daarna de naam en het land van je kantoor op. De eerste 30 dagen zijn gratis en je hebt geen betaalgegevens nodig. Daarna betaal je per maand op factuur. Liever eerst zien hoe het werkt? Plan een demo, dan laten we het zien met je eigen VME's.
Klaar om je VME's in Protiva te beheren?
Plan een demo en zie het met je eigen VME's.