Toutes vos copropriétés dans un seul environnement, du registre à l'assemblée générale
Le registre des lots avec quotes-parts et voix, le budget et les appels de fonds, les assemblées et les décisions, les demandes d'intervention et le plan d'entretien : tout pour gérer des copropriétés, au même endroit. Les copropriétaires utilisent Protiva gratuitement, dans leur propre langue.
Un registre juste, dès le premier jour
Chaque copropriété commence par son registre : quels logements, locaux commerciaux, caves et places de parking elle compte, à qui ils appartiennent, et quelle quote-part et combien de voix sont attachées à chacun. Protiva additionne les quotes-parts et vous signale quand le total ne tombe pas juste.
Reprendre une copropriété existante n'est pas un travail de saisie : vous importez la liste des copropriétaires depuis le fichier que vous avez déjà. Les copropriétaires sans compte figurent tout simplement dans le registre, et qui le souhaite rejoint Protiva avec un code pour son propre logement.
- ✓ Quotes-parts et voix par lot, avec contrôle du total
- ✓ Caves et places de parking rattachées à leur logement
- ✓ Import de la liste des copropriétaires depuis un fichier CSV
- ✓ Les copropriétaires rejoignent la copropriété avec un code
Budget, appels de fonds et comptabilité
Un appel de fonds n'est pas un champ que l'on remplit mais un résultat : le budget multiplié par la quote-part, au rythme que choisit la copropriété.
Budget prévisionnel par exercice
Établissez le budget et Protiva le répartit selon les quotes-parts. Voyez ce que sera la contribution de chaque copropriétaire, avant l'assemblée.
Appels de fonds mensuels, trimestriels ou annuels
Protiva adresse à chaque copropriétaire son propre appel de fonds au rythme de la copropriété, et chaque copropriétaire voit son propre solde.
Relances
Si un appel de fonds reste impayé, la relance suit d'elle-même. Vous voyez par copropriétaire ce qui reste dû.
Factures émises et reçues
Les factures fournisseurs sont lues par l'IA et comptabilisées sur la copropriété ; vos propres factures partent depuis son administration.
Banque
Reliez le compte de la copropriété et importez les opérations. Les paiements sont rapprochés des factures et des appels de fonds.
Rapports et export
Des rapports par copropriété, filtrables et prêts à être exportés vers votre propre logiciel comptable.
Ce qui a été décidé, et qui le sait
L'assemblée générale, ce qui y a été décidé et ce que les copropriétaires doivent savoir entre-temps, au même endroit.
Assemblées
L'assemblée générale annuelle et les réunions intermédiaires, avec date, lieu et documents.
Vote en ligne
Chaque copropriétaire reçoit avec la convocation un lien personnel et vote à l'avance, sans compte. En séance, vous enregistrez les autres voix dans le même décompte, pondérées par lot comme dans le registre.
Pouvoirs
Un copropriétaire absent donne pouvoir avec le même lien, à un autre copropriétaire ou à une autre personne. Vous voyez le pouvoir aussitôt sur la feuille de présence, avec l'heure.
Décisions et actions
Ce qui a été décidé et qui se charge de quoi, facile à retrouver même des années plus tard.
Tableau d'affichage avec traduction
Un bouton traduit une annonce dans la langue du lecteur ; l'original reste.
Messages et documents
Courrier, e-mails et fichiers partagés, rattachés à la copropriété qu'ils concernent.
De la demande d'intervention au plan d'entretien
- ✓ Demandes d'intervention des copropriétaires et des occupants
- ✓ Ordres de travail avec devis
- ✓ Inspections avec photos
- ✓ Plan d'entretien pluriannuel
Un copropriétaire signale un ascenseur en panne ou une fuite dans la cage d'escalier. Vous en faites un ordre de travail pour votre prestataire habituel, qui soumet un prix à votre validation et clôture l'intervention avec des photos.
Les inspections de la toiture, de la façade et des installations sont consignées par copropriété, avec juste à côté le plan d'entretien pluriannuel des parties communes, pour que le budget de l'année prochaine anticipe ce qui arrive.
Les copropriétaires ne paient rien
Copropriétaires et occupants utilisent Protiva gratuitement, dans leur propre langue : le tableau d'affichage, les documents de la copropriété, leurs propres appels de fonds et le signalement d'une réparation. Plus les copropriétaires participent, moins d'e-mails et d'appels arrivent sur votre bureau.
Toutes vos copropriétés, un seul cabinet
Un seul écran d'accueil
Ce qui est en cours sur toutes vos copropriétés à la fois : demandes d'intervention, appels de fonds et ordres de travail.
Collègues
Vos collègues travaillent dans chaque copropriété que gère le cabinet, et qui part perd l'accès en une seule fois.
Un seul agenda
Assemblées, rendez-vous et ordres de travail de toutes les copropriétés dans un seul agenda.
Reprendre une copropriété
Reprenez une nouvelle copropriété, enregistrez ses lots et importez la liste des copropriétaires, dès votre premier jour.
Documents avec l'IA
Factures fournisseurs et courrier sont reconnus et rattachés à la bonne copropriété. L'IA est comprise dans le prix.
RGPD et UE
Toutes les données et tous les traitements par IA restent dans l'UE, avec un journal d'audit sur les actions sensibles.
Vous gérez aussi des biens pour des propriétaires ? Un environnement et une grille tarifaire à part existent pour cela : la gestion locative.
Une base par copropriété, plus un montant par bien
Chaque mois sur facture, sans frais de mise en route et IA incluse. Les copropriétaires et les occupants ne paient rien.
Gestion de copropriété
Vous gérez des copropriétés en tant que syndic.
- ✓ IA, connexion bancaire et traduction du tableau d'affichage incluses
- ✓ Budget, appels de fonds et assemblées générales
- ✓ Gratuit pour les copropriétaires et les occupants
Questions fréquentes
Protiva convient-il aussi à un syndic bénévole ?
Oui. Un syndic bénévole qui gère sa propre copropriété travaille dans le même environnement et suit la même grille tarifaire qu'un cabinet.
Puis-je reprendre une copropriété existante sans tout ressaisir ?
Oui. Vous importez la liste des copropriétaires depuis un fichier CSV, enregistrez les lots avec leurs quotes-parts et leurs voix, et invitez les copropriétaires quand vous le souhaitez.
Les copropriétaires peuvent-ils voter en ligne et donner pouvoir ?
Oui. Chaque copropriétaire reçoit avec la convocation un lien personnel. Il fonctionne sans compte, dans le navigateur de n'importe quel téléphone. Avec ce lien, le copropriétaire vote à l'avance sur les résolutions ouvertes, ou donne pouvoir à un autre copropriétaire ou à une autre personne. En séance, vous enregistrez les autres voix dans le même décompte. Le résultat entre au procès-verbal comme décision, avec les voix pour et contre. La validité d'un vote anticipé dépend du règlement et de la loi du pays. Protiva additionne les voix et le président de séance proclame le résultat.
Les copropriétaires paient-ils quelque chose ?
Non. C'est le cabinet ou le syndic bénévole qui paie ; copropriétaires et occupants utilisent Protiva gratuitement.
Protiva fonctionne-t-il avec mon logiciel comptable ?
Vous tenez les factures, la banque et les appels de fonds de la copropriété dans Protiva, et vous exportez les chiffres vers votre propre logiciel comptable.
Dans quels pays cela fonctionne-t-il ?
Dans tous les pays où Protiva est actif. Les noms suivent le pays : une ACP (VME en néerlandais) en Belgique, une comunidad de propietarios en Espagne, une copropriété en France et une WEG en Allemagne.
Un cabinet peut-il s'inscrire lui-même ?
Oui. À l'inscription, choisissez votre type de cabinet, puis indiquez votre nom et votre adresse e-mail. Le lien de l'e-mail d'activation vous demande ensuite le nom et le pays de votre cabinet. Les 30 premiers jours sont gratuits, sans données de paiement. Passé ce délai, vous payez chaque mois sur facture. Vous préférez voir d'abord ? Réservez une démo et nous vous le montrons avec vos propres copropriétés.
Et si vous gériez vos copropriétés dans Protiva ?
Réservez une démo et découvrez-le avec vos propres copropriétés.