Contrato de encargo del tratamiento

Partes y funciones

El Cliente determina los fines y los medios del tratamiento y es el responsable. Protiva B.V. (Goudstraat 2, 2718 RC Zoetermeer, Países Bajos, Registro Mercantil 42132675) trata los datos personales únicamente por cuenta del Cliente y es la encargada. Este contrato prevalece sobre los demás documentos en lo relativo al tratamiento de datos personales.

Objeto, naturaleza y finalidad del tratamiento

El tratamiento se refiere a la gestión de datos de inmuebles y de inquilinos por cuenta del Cliente. Su naturaleza comprende almacenar, mostrar, ordenar y tratar datos para la gestión de inmuebles, los contratos de arrendamiento, la facturación y el cobro, la gestión documental y el análisis con IA. Su finalidad es prestar el servicio descrito en el contrato.

Duración

El tratamiento dura mientras el contrato esté vigente. Tras su finalización se aplican las reglas de devolución y supresión que se recogen más abajo.

Tipos de datos personales y categorías de interesados

Según el uso que haga el Cliente, se tratan entre otros:

• Tipos de datos: nombre, dirección y datos de contacto, datos de arrendamiento y de pago, correspondencia y — si el Cliente lo utiliza — datos de identidad como escaneos de documentos.
• Categorías de interesados: los inquilinos, copropietarios, personas de contacto y proveedores o partes interesadas del Cliente.

Tratamiento conforme a instrucciones

Protiva trata los datos personales únicamente sobre la base de las instrucciones documentadas del Cliente, tal como se recogen en el contrato y en el uso de la plataforma, salvo que una obligación legal exija otra cosa. En ese caso, Protiva informa al Cliente con antelación, en la medida en que ello esté permitido.

Confidencialidad

Protiva vela por que las personas que tratan los datos personales estén sujetas a un deber de confidencialidad y tengan acceso solo en la medida en que su trabajo lo requiera.

Medidas de seguridad (art. 32 del RGPD)

Protiva adopta medidas técnicas y organizativas apropiadas, entre ellas:

• Cifrado de los datos en reposo y en tránsito.
• Gestión de accesos basada en roles y en el principio de mínimo privilegio.
• Separación estricta de los entornos de cliente (aislamiento multiinquilino).
• Registro de las acciones sensibles y revisión periódica de la seguridad.
• Copias de seguridad y medidas de recuperación tras incidentes.

Subencargados

El Cliente autoriza con carácter general a Protiva a recurrir a subencargados para la prestación del servicio, como el alojamiento (AWS, eu-central-1), el procesamiento con IA de documentos y textos (Amazon Web Services mediante Amazon Bedrock, eu-central-1) y servicios de correo, SMS y analítica. Protiva impone a los subencargados las mismas obligaciones que las de este contrato e informa al Cliente de los cambios previstos para que pueda oponerse a ellos.

Transferencias internacionales

Todo el tratamiento tiene lugar dentro del Espacio Económico Europeo. Protiva no transfiere datos personales a países fuera del EEE. Si en el futuro resultara necesario, se hará únicamente con garantías adecuadas (como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea) y previa notificación.

Asistencia al responsable

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, Protiva asiste al Cliente en la respuesta a las solicitudes de los interesados (como acceso, rectificación y supresión) y en las obligaciones relativas a la seguridad, las evaluaciones de impacto (EIPD) y la consulta previa.

Brechas de seguridad

En caso de violación de la seguridad de los datos personales, Protiva informa al Cliente sin dilación indebida tras tener conocimiento de ella, con la información que el Cliente necesita para cumplir su obligación de notificación, y colabora en limitar sus consecuencias.

Supervisión y auditorías

Protiva pone a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y permite su verificación — mediante informes y, cuando sea razonable, auditorías — respetando debidamente la confidencialidad y la continuidad del servicio.

Devolución y supresión al finalizar

Tras la finalización del contrato, Protiva suprime o devuelve los datos personales a elección del Cliente, y suprime las copias existentes, salvo que una obligación legal de conservación exija otra cosa. Los documentos tienen un ciclo de vida de siete años; los datos de identidad (escaneos de documentos) se conservan bastante menos tiempo (un máximo de unos 30 días).