Contrat de sous-traitance

Parties et rôles

Le Client détermine les finalités et les moyens du traitement et est le responsable de traitement. Protiva B.V. (Goudstraat 2, 2718 RC Zoetermeer, Pays-Bas, registre du commerce 42132675) traite les données personnelles uniquement pour le compte du Client et est le sous-traitant. Le présent contrat prévaut sur les autres documents pour ce qui concerne le traitement des données personnelles.

Objet, nature et finalité du traitement

Le traitement porte sur la gestion des données de biens et de locataires pour le compte du Client. Sa nature comprend le stockage, l'affichage, l'organisation et le traitement de données pour la gestion immobilière, les baux, la facturation et l'encaissement, la gestion documentaire et l'analyse par IA. Sa finalité est de fournir le service décrit dans le contrat.

Durée

Le traitement dure aussi longtemps que le contrat est en vigueur. Après sa fin s'appliquent les modalités de restitution et de suppression ci-dessous.

Types de données personnelles et catégories de personnes concernées

Selon l'usage qu'en fait le Client, sont traités entre autres :

• Types de données : nom, adresse et coordonnées, données de bail et de paiement, correspondance, et — si le Client y a recours — données d'identité telles que des scans de pièces d'identité.
• Catégories de personnes concernées : les locataires, copropriétaires, personnes de contact et prestataires ou parties intéressées du Client.

Traitement sur instruction

Protiva traite les données personnelles uniquement sur la base des instructions documentées du Client, telles que consignées dans le contrat et dans l'usage de la plateforme, sauf si une obligation légale impose le contraire. Dans ce cas, Protiva en informe le Client au préalable, dans la mesure où cela est permis.

Confidentialité

Protiva veille à ce que les personnes qui traitent les données personnelles soient tenues à la confidentialité et n'y aient accès que dans la mesure où leur travail l'exige.

Mesures de sécurité (art. 32 du RGPD)

Protiva prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• Chiffrement des données au repos et en transit.
• Gestion des accès fondée sur les rôles et le principe du moindre privilège.
• Séparation stricte des environnements clients (isolation multi-locataire).
• Journalisation des actions sensibles et réexamen périodique de la sécurité.
• Sauvegardes et mesures de reprise après incident.

Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale Protiva à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour l'exécution du service, tels que l'hébergement (AWS, eu-central-1), le traitement par IA des documents et des textes (Amazon Web Services via Amazon Bedrock, eu-central-1) et des services d'e-mail, de SMS et d'analyse. Protiva impose aux sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations que celles du présent contrat et informe le Client des changements envisagés afin qu'il puisse s'y opposer.

Transferts internationaux

L'ensemble du traitement a lieu au sein de l'Espace économique européen. Protiva ne transfère pas de données personnelles vers des pays situés hors de l'EEE. Si cela devenait nécessaire à l'avenir, cela n'aurait lieu qu'avec des garanties appropriées (comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne) et après notification.

Assistance au responsable de traitement

Compte tenu de la nature du traitement, Protiva assiste le Client dans le traitement des demandes des personnes concernées (accès, rectification et effacement, par exemple) ainsi que dans ses obligations relatives à la sécurité, aux analyses d'impact (AIPD) et à la consultation préalable.

Violations de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Protiva informe le Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations dont le Client a besoin pour remplir son obligation de notification, et coopère afin d'en limiter les conséquences.

Contrôle et audits

Protiva met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat et permet des vérifications — par des rapports et, lorsque cela est raisonnable, des audits — dans le respect de la confidentialité et de la continuité du service.

Restitution et suppression à la fin du contrat

Après la fin du contrat, Protiva supprime ou restitue les données personnelles au choix du Client, et supprime les copies existantes, sauf si une obligation légale de conservation impose le contraire. Les documents ont un cycle de vie de sept ans ; les données d'identité (scans de pièces d'identité) sont conservées bien moins longtemps (au maximum une trentaine de jours).